Minderleistung begründen: Beispiele und Einarbeitungsplan

Was muss die Begründung für den Eingliederungszuschuss enthalten?

Die Behörde prüft, ob die Person am konkreten Arbeitsplatz anfangs weniger leistet, als die Stelle verlangt, und ob sich das in der betriebsüblichen Einarbeitung ausgleichen lässt. Sie müssen im Antrag darlegen, dass das nicht der Fall ist; ist die Begründung nicht schlüssig, gibt es keine Förderung (Fachliche Weisung EGZ vom 03.12.2024, Rn. 88.21). Eine gute Begründung hat drei Teile:

1. Arbeitsplatzbeschreibung. Berufsbezeichnung, Aufgaben, eingesetzte Maschinen, Werkzeuge und Software, die Anforderungen an Kenntnisse und Fähigkeiten. Dazu: Wie lange braucht eine neue Kraft mit passender Erfahrung bei Ihnen üblicherweise?
2. Defizite der Person. Was fehlt dieser Person gemessen an genau diesen Anforderungen, und woher kommt das: lange Arbeitslosigkeit, berufsfremde Jahre, fehlender Abschluss, Sprache, funktionsbezogene Einschränkungen?
3. Maßnahmen mit Zeitachse. Wer arbeitet die Person wann worin ein, und wann erwarten Sie die volle Leistung?

Der dritte Teil wird am häufigsten vergessen. Die Weisung sagt deutlich: Leistet der Arbeitgeber selbst keinen wesentlichen Beitrag zum Ausgleich der Minderleistung, entsteht ihm grundsätzlich kein Nachteil, der auszugleichen wäre (Rn. 88.1). Die Maßnahmen zeigen diesen Beitrag.

Was ist eine Minderleistung, und was nicht?

Eine Minderleistung liegt vor, wenn die Leistungsfähigkeit zu Beginn noch nicht den Anforderungen des Arbeitsplatzes entspricht und Sie trotzdem den vollen Lohn zahlen (Rn. 88.17). Die Ursache muss in der Person liegen; eine Einarbeitung, die jede neue Kraft auf dieser Stelle braucht, ist betriebsüblich und wird nicht gefördert (Rn. 88.18).

Keine Minderleistung im Sinne der Weisung ist es, wenn

• für die Einarbeitung schon ein niedrigerer Lohn vereinbart ist, etwa eine tarifliche Einarbeitungsstufe (Rn. 88.17),
• die Tätigkeit eine Helfertätigkeit ist, die nach kurzer Einweisung jeder ausüben kann (Rn. 88.20),
• betriebsübliche und individuelle Einarbeitungszeit gleich lang sind (Rn. 88.21),
• die Person nur Ihre betriebsspezifische Software oder Abläufe noch nicht kennt, was jede neue Kraft lernen muss (Beispiel aus der Fachlichen Weisung, Rn. 88.18).

Eine Minderleistung, die sich nicht vollständig beheben lässt, etwa bei einer körperlichen Behinderung, schließt die Förderung nicht aus (Rn. 88.22). Unzureichende Deutschkenntnisse können je nach Stelle zugleich Hemmnis und Minderleistung sein (Rn. 88.23).

Was zeigt das Beispiel Möbelpacker und Verkäufer aus der Weisung?

Die Weisung beschreibt einen Möbelpacker, der als Verkäufer in einem Möbelhaus eingestellt wird. Er hat weder Büro- noch Verkaufserfahrung, eine längere Einarbeitung ist also nötig. Der Arbeitgeber gibt 10 Monate betriebsübliche und 18 Monate individuelle Einarbeitung an, beschreibt aber keine konkreten Maßnahmen. Die Fachkraft der Agentur bewilligt nach Prüfung der Bewerberdaten 6 Monate (Beispiel aus der Fachlichen Weisung, V.EGZ.14).

Die Lehre daraus: Eine Minderleistung allein reicht nicht für eine lange Förderung. Die Zeiten müssen realistisch sein und durch einen Plan gedeckt, sonst weicht die Behörde von Ihren Angaben ab. Die Weisung verlangt außerdem, dass die Behörde ihre Entscheidung im Einzelfall dokumentiert; ein allgemeiner Verweis auf Weisungen genügt ihr nicht (V.EGZ.14). Umso wichtiger ist, dass Ihre Angaben nachvollziehbar sind.

Zwei weitere Beispiele aus der Weisung zeigen die Grenze: Gibt der Arbeitgeber betriebsüblich und individuell jeweils „2 Monate" an, ist die Förderung ausgeschlossen. Schätzt er die individuelle Einarbeitung auf 4 Monate, kommen bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen höchstens 4 Monate Förderung in Betracht (Rn. 88.21).

Wie sieht eine gute Begründung nach Branche aus?

Die folgenden fünf Muster zeigen den Aufbau. Sie sind keine echten Fälle. Alles in eckigen Klammern ersetzen Sie durch die Tatsachen Ihrer Einstellung; was nicht zutrifft, streichen Sie. Ein Muster, das Sie nicht mit eigenen Tatsachen füllen können, passt nicht zu Ihrem Fall.

Handwerk

Die Stelle ist [Berufsbezeichnung, z. B. Elektroniker/in für Energie- und Gebäudetechnik] in unserem Betrieb mit [Zahl] Beschäftigten. Zu den Aufgaben gehören [Aufgabe 1], [Aufgabe 2] und [Aufgabe 3]; dabei werden [Messgeräte, Maschinen, Software] eingesetzt. Eine Fachkraft mit aktueller Berufserfahrung arbeiten wir in [Zahl] Wochen ein. Die einzustellende Person hat den Beruf [Jahr] abgeschlossen, war danach aber [Zahl] Jahre als [berufsfremde Tätigkeit] beschäftigt. Ihr fehlen deshalb [konkrete Kenntnis, z. B. aktuelle Normen, Arbeit mit Gerät X, selbstständige Fehlersuche]. Wir planen: [Monat 1 bis 2: Arbeit nur im Team mit Geselle/Gesellin, Schwerpunkt …], [Monat 3 bis 4: Schulung …, verantwortlich …], [ab Monat 5: eigene Aufträge mit Kontrolle]. Die volle Leistung erwarten wir nach [Zahl] Monaten.

Lager und Logistik mit Staplerschein

Die Stelle ist [Lagermitarbeiter/in mit Staplerschein, z. B. Fachlagerist/in] in unserem [Lager, Branche, Zahl der Beschäftigten] im [Schichtsystem]. Zu den Aufgaben gehören [Wareneingang und Warenausgang], [Kommissionieren mit Handscanner] und das Fahren von [Gabelstapler, Schubmaststapler] im [Hochregallager]; gebucht wird im [Lagerverwaltungssystem]. Eine Kraft mit Lagererfahrung und gültigem Staplerschein arbeiten wir in [Zahl] Wochen ein. Die einzustellende Person hat den Staplerschein [Jahr] erworben, war danach aber [Zahl] Jahre [arbeitslos / berufsfremd tätig] und spricht Deutsch auf dem Niveau [Niveau laut Nachweis]. Ihr fehlen deshalb [konkret: sichere Fahrpraxis im Hochregal, Arbeit mit Scanner und Lagerverwaltungssystem, selbstständiges Lesen von Lieferscheinen, Packlisten und Sicherheitsunterweisungen]. Wir planen: [Monat 1: Fahrpraxis unter Aufsicht von …, zunächst nur im Bodenlager], [Monat 1 bis 3: berufsbezogener Deutschkurs mit Lagerwortschatz, Unterweisungen in einfacher Sprache, verantwortlich …], [Monat 2 bis 3: Scanner und Lagerverwaltungssystem mit Kollegin/Kollege …], [ab Monat 4: eigene Kommissionen mit Stichprobenkontrolle]. Die volle Leistung erwarten wir nach [Zahl] Monaten.

Achtung: Der Staplerschein allein begründet keine Minderleistung, und einfache Lagerhilfstätigkeiten, die nach kurzer Einweisung jeder ausüben kann, fördert die Behörde in der Regel nicht (Rn. 88.20). Unzureichende Deutschkenntnisse können je nach Stelle zugleich Hemmnis und Minderleistung sein (Rn. 88.23); dann gehört der Sprachteil als Maßnahme in den Einarbeitungsplan. Tragen Sie nur ein, was für Ihre Einstellung tatsächlich zutrifft.

Büro und Software

Die Stelle ist [Sachbearbeitung …] mit [Teilzeit/Vollzeit, Stunden]. Zu den Aufgaben gehören [Aufgabe 1], [Aufgabe 2] und die Arbeit mit [Fachsoftware, die am Markt verbreitet ist]. Eine Kraft mit Erfahrung in diesem Programm arbeiten wir in [Zahl] Wochen ein. Die einzustellende Person hat [Zahl] Jahre wegen [Familienzeit / Arbeitslosigkeit] nicht gearbeitet; ihre Kenntnisse aus [Jahr] betreffen [ältere Programme]. Ihr fehlen [konkret: Programm X, digitale Ablage, Rechnungsprüfung …]. Wir planen: [Schulung …, Zeitraum], [Einarbeitung durch Kollegin …, Zeitraum], [eigene Vorgänge mit Kontrolle ab …]. Die volle Leistung erwarten wir nach [Zahl] Monaten.

Wichtig: Nur Ihre betriebsspezifische Software zu lernen, ist betriebsübliche Einarbeitung (Rn. 88.18). Tragen muss die Begründung ein Defizit, das andere Bewerber für diese Stelle nicht hätten.

Gastronomie

Die Stelle ist [Koch/Köchin …] in unserem [Restaurant, Art der Küche, Zahl der Gedecke]. Zu den Aufgaben gehören [Posten, Aufgaben] sowie die Hygienedokumentation nach [System]. Eine Fachkraft mit Erfahrung in [Küchenart] arbeiten wir in [Zahl] Wochen ein. Die einzustellende Person war [Zahl] Jahre arbeitslos; ihre Erfahrung stammt aus [anderer Küchenart, z. B. Kantine]. Ihr fehlen [konkret: Arbeit am Posten …, Tempo im Abendgeschäft, Warenbestellung]. Wir planen: [Monat 1: Arbeit am Posten … unter Anleitung von …], [Monat 2 bis 3: …], [ab Monat 4: …]. Die volle Leistung erwarten wir nach [Zahl] Monaten.

Produktion

Die Stelle ist [Maschinen- und Anlagenführer/in an Anlage …] im [Schichtsystem]. Zu den Aufgaben gehören [Rüsten, Bedienen, Qualitätsprüfung mit …]. Eine Kraft mit Erfahrung an vergleichbaren Anlagen arbeiten wir in [Zahl] Wochen ein. Die einzustellende Person hat bisher [Tätigkeit] ausgeübt und kann [funktionsbezogene Einschränkung, z. B. nicht dauerhaft schwer heben]. Ihr fehlen [konkret: Rüsten der Anlage, Bedienung der Steuerung …]. Wir planen: [Arbeitsplatzanpassung …], [Einweisung durch …, Zeitraum], [selbstständiges Rüsten ab …]. Die volle Leistung erwarten wir nach [Zahl] Monaten.

Wie erstellen Sie einen Einarbeitungsplan in fünf Schritten?

Ein Einarbeitungsplan ist kein eigenes Pflichtformular. Er steckt in den Antragsfeldern zu Arbeitsplatz, Defiziten und Maßnahmen. So bauen Sie ihn auf:

1. Anforderungen der Stelle festhalten. Aufgaben, Maschinen, Software, nötige Kenntnisse, in Stichworten.
2. Betriebsübliche Einarbeitung benennen. Wie lange braucht eine neue Kraft mit passender Erfahrung? Diese Zahl muss zu Ihrer Praxis passen.
3. Defizite der Person gegenüberstellen. Für jede Anforderung: Was kann die Person schon, was fehlt, und warum?
4. Maßnahmen mit Zeitachse planen. Monat für Monat: was, durch wen, mit welchem Ziel. Schulungen, Begleitung, Sprachkurs, Arbeitsplatzanpassung.
5. Zeitpunkt der vollen Leistung festlegen. Daraus ergibt sich die Förderdauer, die Sie beantragen. Prüfen Sie, ob jeder Satz stimmt, bevor Sie ihn einreichen.

Checkliste Einarbeitungsplan:

• Berufsbezeichnung und Aufgaben stehen konkret da, nicht allgemein.
• Betriebsübliche und individuelle Einarbeitungszeit sind unterschiedlich und begründet.
• Jedes Defizit ist eine Tatsache, die Sie belegen oder im Gespräch bestätigen können.
• Gesundheitliche Einschränkungen sind funktionsbezogen beschrieben, ohne Diagnose.
• Jede Maßnahme hat einen Zeitraum und eine verantwortliche Person.
• Der Lohn im Vertrag ist für die ganze Zeit derselbe, keine Einarbeitungsstufe.
• Die beantragte Förderdauer endet, wenn laut Plan die volle Leistung erreicht ist.

Welche Fehler machen eine Begründung unbrauchbar?

• Diagnosen. Die Weisung verbietet, gesundheitliche Diagnosen zur Begründung zu verwenden. Es zählen funktionsbezogene Einschränkungen wie „kann nicht schwer heben" (V.EGZ.14). Diagnosen gehören auch aus Datenschutzgründen nicht in den Antrag.
• Floskeln. Sätze wie „muss sich erst einarbeiten" oder „braucht Zeit" beschreiben keine Minderleistung, sondern betriebsübliche Einarbeitung.
• Gleiche Zeiten. Dieselbe Dauer für betriebsübliche und individuelle Einarbeitung schließt die Förderung aus (Rn. 88.21).
• Lange Zeiten ohne Plan. Wie beim Möbelpacker kürzt die Behörde, wenn Maßnahmen fehlen (V.EGZ.14).
• Defizite, die jede neue Kraft hätte. Firmensoftware, interne Abläufe, Kundenstamm.
• Widersprüche zum Vertrag. Wer im Vertrag eine Einarbeitungsstufe vereinbart, hat die Minderleistung schon über den Lohn ausgeglichen (Rn. 88.17).

Wie gehen wir bei der Begründung vor?

Wir schreiben die Begründung nicht aus dem Nichts. Im Gespräch klären wir mit Ihnen die Tatsachen: die Stelle, die übliche Einarbeitung in Ihrem Betrieb und das, was bei dieser Person länger dauert. Aus diesen Angaben erstellen wir mit Unterstützung einer KI einen Entwurf von Begründung und Einarbeitungsplan. Sie prüfen und bestätigen jeden Satz, bevor etwas eingereicht wird.

Das hat einen ernsten Grund: Falsche Angaben in einem Förderantrag können als Betrug strafbar sein (§ 263 StGB). Wir erfinden deshalb keine Minderleistung und schmücken nichts aus. Gesundheitsdaten erheben wir nicht; für die Begründung genügen Einschränkungen am Arbeitsplatz. Die Angaben gegenüber der Behörde bleiben Ihre Angaben. Wie die Zusammenarbeit insgesamt abläuft, steht auf der Seite Ablauf.

Warum Anträge trotz Begründung scheitern, erklärt unser Artikel Die 3 häufigsten Gründe für eine Ablehnung. Wie die Behörde ihr Ermessen ausübt, steht in Ermessen beim Eingliederungszuschuss.